Zarządzanie wydatkami służbowymi wymaga odpowiednich narzędzi

Zarządzanie wydatkami służbowymi wymaga odpowiednich narzędzi

Wszędzie, gdzie mamy do czynienia z wydatkami służbowymi, pojawia się ryzyko pomyłek i nadużyć. Aby ich uniknąć konieczne jest właściwe zarządzanie tym obszarem, a także stosowanie transparentnych zasad, które są jasne i zrozumiałe dla pracowników.

Kwestie związane z wydatkami służbowymi dotyczą większości pracowników. Różne są tylko kwoty oraz częstotliwość wydawania firmowych pieniędzy. Inne w dziale handlowym, który korzysta z nich praktycznie każdego dnia, a inne np. w dziale IT, który dokonuje ich w zależności od bieżących potrzeb przedsiębiorstwa. Zmusza to organizacje do korzystania z wielu sposobów na przekazanie potrzebnych środków do dyspozycji pracowników. Kadra zarządzająca najczęściej posługuje się kartami kredytowymi. Inaczej jest z pracownikami niższych szczebli.

Z badań przeprowadzonych przez Nielsen wynika, że w Polsce prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki.

Kolejnym problemem jest częstotliwość rozliczania wydatków. W większości przypadków pracownicy nie robią tego regularnie. Zdarza się też, że po kilku miesiącach „znajdują” nierozliczoną fakturę. Wszystko to poważnie utrudnia kontrolę procesu i zarządzanie wydatkami w firmach. W konsekwencji większość firm, szybciej czy później musi wprowadzić odpowiednio zoptymalizowane procedury w tym obszarze.

Można zoptymalizować proces zarządzania wydatkami firmowymi

Pierwszym krokiem do takiej optymalizacji jest zgromadzenie danych dotyczących wydatków w jednym miejscu. Pozwala to poznać skalę zjawiska oraz zdefiniować, jakie z punktu widzenia zarządzania tymi wydatkami procedury powinno się stosować.

Kolejny element to zbadanie wszystkich narzędzi, które służą firmie do przekazywania środków na wydatki służbowe oraz zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta z firmowych pieniędzy. Ostatnim etapem jest sprawdzenie sposobów wnioskowania i rozliczania pracowników.

Dopiero po przeprowadzeniu takich analiz można przejść do etapu poszukiwania najwłaściwszego dla danego przedsiębiorstwa rozwiązania. Trzeba przy tym pamiętać, że dyrektorzy finansowi oczekują narzędzia, które będzie dostępne dla wszystkich zaangażowanych w ten proces osób i które zapewni bezpieczeństwo, kontrolę i oczywiście namacalne oszczędności.

Potrzebne narzędzia są już na rynku

Doskonałą odpowiedzią na takie potrzeby jest kompleksowe narzędzie wprowadzone na polski rynek przez Edenred – Spendeo®, działające na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej, wspieranej przez platformę internetową i aplikację mobilną. Ze Spendeo® przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu, a także minimalizują obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami, zaś spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków firmowych i podróży służbowych pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Kartę Spendeo® można przekazać każdemu pracownikowi, co ułatwia pracę menedżerów, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków, a transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie. Co więcej, również pracownicy w łatwy sposób kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Pracownik może dodatkowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej sprawdzić saldo karty, historię transakcji, wysłać wniosek o doładowanie karty lub zeskanować rachunki, co jest bardzo wygodne w podroży służbowej. Z kolei karta przedpłacona zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.

Co zatem daje firmie wybór Spendeo®? Zarządzanie wydatkami służbowymi może być proste w obsłudze dla każdej ze stron. Jeśli firma zdecyduje się na nowoczesne i sprawdzone narzędzie, może mieć też pewność, że wszystkie informacje o wydatkach znajdą się w jednym miejscu, a zasady korzystania ze służbowych pieniędzy staną się przejrzyste.

Autor tekstu: Anna Derlacka, Dyrektor Finansowy w Edenred Polska

O Edenred

Edenred jest światowym liderem w zarządzaniu wydatkami służbowymi. I od wielu lat tworzy

Standardy w tym zakresie. W Polsce Edenred wprowadził proste i kompleksowe narzędzie do obsługi wydatków służbowych, które zostało nagrodzone w programie „Najwyższa Jakość Quality International” oraz dwukrotnie uznane za „Najlepszy produkt dla biznesu” w rankingu Gazety Finansowej.

Edenred działa wielopłaszczyznowo i umiejętnie łączy innowacje, technologie z realiami biznesowymi

Klienta. Klienci wysoko cenią indywidualne podejście, jakość obsługi i elastyczność w działaniu.

Edenred w Polsce dostarcza rozwiązania oparte na kartach przedpłaconych w trzech kategoriach: motywacja pracowników, lojalność w biznesie oraz zarządzanie wydatkami firm.

Previous Mikro- i małe firmy mogą ubiegać się o pożyczki na innowacje. ARP oferuje im do 2 mln zł
Next Prawie połowa Polaków odkłada na emeryturę

Może to Ci się spodoba

Finanse 0 Comments

Vademecum obligacji – Rolowanie

Rolowanie obligacji to termin określający zamianę obligacji danej spółki, których termin wykupu upłynął, na nowe obligacje przez nią wyemitowane. Z punktu widzenia inwestora oznacza to przedłużenie czasu użyczenia kapitału spółce,

Wiadomości 0 Comments

Skórzana tapicerka – należy o nią dbać

Skórzana tapicerka to element, który będzie poprawiał urok naszego auta, ale wyłącznie w momencie, gdy będziemy o ten element należycie dbać. warto skórę naturalną odpowiednio konserwować. Należy pamiętać, że przy

Finanse 0 Comments

W ciągu 2 lat rynek handlu w internecie urośnie do 60 mld zł

2018 rok przyniesie dalszy wzrost rynku e-handlu, nawet o 30 proc. Jego wartość może wzrosnąć do blisko 60 mld zł do 2020 roku – szacują eksperci Tpay.com. Za tak dużą dynamiką

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź