Kiedy potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu? Czy wymaga jej korzystanie z auta w leasingu?

Samochód w firmie to duże ułatwienie, ale też spora ilość dodatkowych formalności. Każdy właściciel firmowego auta stanął przed dylematem jak rozliczać użytkowany pojazd. Odliczenie wydatków związanych z eksploatacją samochodu od kwoty podatku dochodowego jest jedną z głównych korzyści podatkowych dla przedsiębiorców.

Prywatny samochód w firmie

W wielu przypadkach taki przywilej wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, nazywanej potocznie kilometrówką. Powinni ją prowadzić właściciele firm, którzy dla potrzeb swojej działalności używają samochodów nienależących do środków trwałych firmy. Przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu kwotę wynikającą z pomnożenia liczby pokonanych kilometrów przez określoną w ustawie stawkę za jeden kilometr przebiegu. Dotyczy to przede wszystkim prywatnych samochodów wykorzystywanych do celów służbowych. Prowadzenie takiej ewidencji pozwala zebrać informacje związane z wszystkimi trasami pokonanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Na tej podstawie ustalana jest kwota przypadających na dany miesiąc rzeczywistych wydatków, które można umieścić w książce przychodów i rozchodów. W tym celu ewidencja przebiegu samochodu powinna zawierać następujące dane:

• Dane firmy
• Numer porządkowy wpisu
• Pojemność silnika auta
• Datę podróży
• Opis trasy ( miejsce skąd wyjechaliśmy i dokąd zmierzaliśmy)
• Cel wyjazdu
• Liczbę przejechanych kilometrów
• Stawkę przewidzianą na 1 km
• Podpis właściciela firmy

Takie rozwiązanie pozwala na jasnych zasadach wykorzystywać swoje prywatne auto do celów służbowych, nie ograniczając możliwości używania go także poza pracą.

Samochód nie tylko do celów służbowych

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu może być również konieczne w przypadku pojazdów będących środkiem trwałym firmy. Auta wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów służbowych powinny być rozliczane wg kilometrówki w sytuacji, gdy przedsiębiorca chce odliczyć pełną kwotę podatku VAT od zakupu i eksploatacji. Skorzystanie z możliwości 100% odliczenia podatku od towarów i usług wymaga:

• Wykorzystywania samochodu wyłącznie do przejazdów służbowych
• Zgłoszenia samochodu w urzędzie skarbowym poprzez VAT-26
• Założenia ewidencji przebiegu pojazdu z informacjami na temat tras i stanu licznika
• Wprowadzenia regulaminu wykorzystywania firmowego auta

Istnieje tez inne druga opcja, która pozwala na 50% odliczenie podatku VAT. Dotyczy ona mieszanego użytkowania samochodu firmowego i nie wymaga prowadzenia kilometrówki. Choć nazwa takiego rozwiązania może być myląca, należy pamiętać, że pojazd wprowadzony do środków trwałych przedsiębiorstwa nie powinien być używany prywatnie. Możliwość zrezygnowania z prowadzenia ewidencji dla celów VAT ma za zadanie jedynie zmniejszyć ilość formalności związanych z rozliczeniem firmowego samochodu.

Rozliczenie samochodu firmowego w leasingu

Mimo że auto w leasingu nie należy do środków trwałych firmy, przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji jego przebiegu. Zgodnie z przepisami (art. 23 ust 3b ustawy o PIT) korzystając z leasingu operacyjnego można zaliczać wydatki wynikające z opłat leasingowych, zakupu paliwa, czy eksploatacji samochodu do kosztów uzyskania przychodu bez dokumentowania przebiegu takiego auta. Prowadzenie ewidencji nie jest konieczne również w przypadku leasingu finansowego, ponieważ samochód zaliczany jest do majątku firmy.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.