Bilety i paragony – kiedy fiskus uzna je za dowód poniesienia wydatku?

Bilety i paragony – kiedy fiskus uzna je za dowód poniesienia wydatku?

Działalność gospodarcza polega nie tylko na uzyskiwaniu jak najwyższych dochodów, ale również na optymalizacji kosztów i obciążeń publicznoprawnych. W zakresie podatkowym, przedsiębiorcy starają się zaliczyć jak największą ilość wydatków do kosztów uzyskania przychodu, a przez to zmniejszyć dochód do opodatkowania. Nie zawsze jednak jest możliwe pozyskanie faktury, która co do zasady, jest wymaganym dowodem poniesienia wydatków.

Dokumentowanie wydatków – kiedy i w jakiej formie

Przepisy nie precyzują, które wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ustawa podatkowa stawia jednak pewne wymagania, co do KUP. Przede wszystkim muszą być one:

  • być faktycznie poniesione,
  • wiązać się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
  • być dopuszczalne przez ustawę,
  • być w odpowiedni sposób udokumentowane.

W niektórych sytuacjach udokumentowanie w odpowiedni sposób nastręcza pewnych trudności. Najwłaściwszą formą potwierdzenia dokonanej operacji jest faktura, a co jeśli jej pozyskanie jest niemożliwe?

Wymagania dotyczące prawidłowo sporządzonego dowodu zawarte są w ustawie o rachunkowości. Właściwe udokumentowanie wydatku powinno zapewniać:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także data sporządzenia dowodu.

Czasem jednak uzyskanie innego dowodu niż paragon, czy bilet, jest niemożliwe. Nie zawierają one bowiem chociażby danych nabywcy.

Kiedy faktura nie jest wymagana?

Pierwszym przypadkiem jest opłacony przejazd przez autostrady. Kierowcy, którzy uiszczają należność na bramkach otrzymują paragon, wystawianie faktur w tej sytuacji w ogóle nie wchodzi w grę.

W koszty uzyskania przychodu można też bez faktury zaliczyć opłaty za media tj. prąd, wodę, energię elektryczną, a wydatek udokumentować potwierdzeniem z banku (wyciąg, potwierdzenie z bankowości elektronicznej). W ten sam sposób można również dokumentować opłaty za internet.

Potwierdzenia w formie faktury nie wymaga też przejazd komunikacją zbiorową, jeżeli podróż jest dłuższa niż 50km. W takim przypadku wymaga się, by na bilecie określona była nazwa i NIP przewoźnika, data wystawienia, numer biletu, kwota do zapłaty zawierająca podatek oraz wyodrębniona wysokość podatku.

Jeżeli przedsiębiorca wybiera się za granice Polski, może paragonem udokumentować zakup paliwa na zagranicznej stacji paliw.

Bez faktury w koszty można zaliczyć zakup środków czystości oraz artykułów biurowych. Warunkiem jest opisanie na odwrocie paragonu danych nabywcy oraz rodzaj kupionych produktów.

Innym rodzajem kosztów, które wliczamy w KUP bez faktury, w sposób oczywisty są składki ZUS. W tym wypadku wystarczy potwierdzenie przelewu.

Specjalnym dowodem dokumentującym poniesienie wydatku jest dowód wewnętrzny stanowiący rozliczenie kosztów podróży służbowej. W tej sytuacji zakupione posiłki, na które nie posiadamy potwierdzenia w postaci faktur, możemy odliczyć od przychodu przez zastosowanie stawki diety należnej w podróży służbowej, określanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.



-
* Wymagane

Dziękujemy za zainteresowanie finansowaniem działalności! Nasz konsultant skontaktuje się tak szybko, jak to tylko będzie możliwe!

Poprzedni Opłata gorsza od podatku
Następny VAT-8 i VAT-9M – kto i kiedy musi składać te deklaracje

Może to Ci się spodoba

Urząd skarbowy 3 komentarze

Nadpłata podatkowa w praktyce

Nadpłata podatkowa to termin, z jakim można zetknąć się składając zeznanie podatkowe do organu właściwego, czyli właściwego Urzędu Skarbowego. Co to jest nadpłata? I czy trzeba się jej obawiać? Uspokajamy

Urząd skarbowy 0 Komentarz

Handel internetowy będzie rósł w najbliższych latach w tempie kilkunastoprocentowym. Napędza go inflacja, ale też nowinki technologiczne

Pandemia i lockdowny przyspieszyły rozwój e-commerce, skłaniając wiele sklepów do rozbudowy działalności w internecie. Chociaż tempo wzrostu nieco osłabło, to rynek w dalszym ciągu ma przed sobą optymistyczne perspektywy. Strategy& Polska ocenia, że

Najczęstsze problemy 2 komentarze

US a sąd administracyjny – kto ma rację?

Wiele kwestii skarbowych oraz kłopotów samych podatników rozpatruje US. Aczkolwiek nie zawsze decyzje wydawane przez Fiskus są tolerowane i przyjmowane z pokorą. Jedną z metod jest oddanie wyroku do analizy,

Ruszył pierwszy etap e-Urzędu Skarbowego. Podatnik złoży tam deklarację, wyśle wniosek do urzędu i zapłaci zaległy mandat

Zaczęło się 1 lutego, potrwa do września 2022 roku. Stopniowe wprowadzanie e-Urzędu Skarbowego na razie pozwala na złożenie e-PIT-u, załatwienie spraw poprzez aplikację e-mikrofirma oraz wgląd w nieopłacone mandaty. Za pomocą kilku

Koszty 0 Komentarz

W przyszłym roku płaca minimalna najprawdopodobniej przekroczy 4,2 tys. zł brutto

W 2023 roku płaca minimalna wzrośnie dwukrotnie: pierwsza podwyżka nastąpiła w styczniu, druga czeka firmy w lipcu. To jednak nie koniec podwyżek, bo zgodnie z obowiązującym prawem kolejna powinna nastąpić od początku 2024 roku.

Co jest kosztem 1 Komentarz

Co to są ujemne różnice kursowe?

Dokonując transakcji w walutach obcych podatnicy maja obowiązek przeliczyć wartość tych walut w złotówkach. W momencie dokonywania transakcji oraz w chwili jej rozliczania. Za pierwszym razem waluta jest wyceniania na

13 komentarzy

  1. Tomek
    09 sierpnia, 12:42 Odpowiedz
    Czyli jeżeli dobrze wnioskuję z tego artykułu, to w uzasadnionych przypadkach dokumenty inne niż faktura mogą być pretekstem do wpisania niektórych kosztów w te związane z działaniem firmy. To bardzo dobra wiadomość, bo szczerze mówiąc nie znałem wszystkich kosztów, które mogą podatnika odciążyć. Jednak, czy urzędy państwowe zawsze to uznają?
  2. anta
    10 sierpnia, 13:57 Odpowiedz
    Nie zawsze jednak jest możliwe pozyskanie faktury, która co do zasady, jest wymaganym dowodem poniesienia wydatków.
  3. Janusz
    10 sierpnia, 22:04 Odpowiedz
    Czekam z utęsknieniem na to aż paragony zaczną być uznawane. Wiemy dokładnie jak jest, faktura nie zawsze wchodzi w grę, czekam na wejście w życie odpowiednich regulacji.
    • Maciek
      12 sierpnia, 19:24 Odpowiedz
      Zaś czasami wchodzi w grę, ale przedsiębiorce załamuje niekompetencja sprzedawcy :D Niestety takie są realia i nic nie wskazuje na to, że w najbliższym czasie będzie inaczej. Czasami można uznać jeden rachunek czy dwa, ale i tak to faktury górują w firmach...
  4. JanW
    11 sierpnia, 23:39 Odpowiedz
    Przejazd przez autostrady czy inne drogi faktycznie nie wymaga posiadania faktury jako dowodu podniesienia wydatku?
    • Marcel
      11 sierpnia, 23:41 Odpowiedz
      Z tego co jest napisane w artykule wynika, że tak faktycznie jest. Mowa jest jednak tylko o autostradach.
      • JanW
        11 sierpnia, 23:42 Odpowiedz
        No ale co to za różnica między autostradą a inną drogą płatną, wydaje mi się, że jedno można podciągnąć pod drugie.
        • Marcel
          11 sierpnia, 23:42 Odpowiedz
          Pewnie masz racje, choć najlepiej byłoby zapytać jakiegoś eksperta, który zna się na tym.
          • Maciej90
            11 sierpnia, 23:43
            Przecież gdyby dla autostrady nie była potrzebna faktura, a dla innej drogi - już tak, to byłby to niewyobrażalny absurd w mojej ocenie.
  5. Maciek
    12 sierpnia, 19:23 Odpowiedz
    Jak dla mnie faktury to tylko niepotrzebne utrudnienie. Zamawiając online jest jeszcze znośne, ale w supermarketach nienawidzę prosić o faktury. W czym rachunki są złe? Wystarczy dodać kilka pól i wszyscy będą zadowoleni :)
  6. darek
    13 sierpnia, 15:48 Odpowiedz
    Przepisy nie precyzują, które wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Może czas to uaktualnić?
  7. pacek
    17 grudnia, 20:27 Odpowiedz
    Może i przepisy nie precyzują tego, ale niestety na aktualizację to bym się nie nastawiał niestety..
  8. agon
    20 grudnia, 12:05 Odpowiedz
    Aktualizacja? Nie wiem o czym mówicie, bo niestety na to póki co się nie zanosi i nic nie poradzimy.

Zostaw odpowiedź