Bilety i paragony – kiedy fiskus uzna je za dowód poniesienia wydatku?
Działalność gospodarcza polega nie tylko na uzyskiwaniu jak najwyższych dochodów, ale również na optymalizacji kosztów i obciążeń publicznoprawnych. W zakresie podatkowym, przedsiębiorcy starają się zaliczyć jak największą ilość wydatków do kosztów uzyskania przychodu, a przez to zmniejszyć dochód do opodatkowania. Nie zawsze jednak jest możliwe pozyskanie faktury, która co do zasady, jest wymaganym dowodem poniesienia wydatków.
Dokumentowanie wydatków – kiedy i w jakiej formie
Przepisy nie precyzują, które wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ustawa podatkowa stawia jednak pewne wymagania, co do KUP. Przede wszystkim muszą być one:
- być faktycznie poniesione,
- wiązać się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
- być dopuszczalne przez ustawę,
- być w odpowiedni sposób udokumentowane.
W niektórych sytuacjach udokumentowanie w odpowiedni sposób nastręcza pewnych trudności. Najwłaściwszą formą potwierdzenia dokonanej operacji jest faktura, a co jeśli jej pozyskanie jest niemożliwe?
Wymagania dotyczące prawidłowo sporządzonego dowodu zawarte są w ustawie o rachunkowości. Właściwe udokumentowanie wydatku powinno zapewniać:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także data sporządzenia dowodu.
Czasem jednak uzyskanie innego dowodu niż paragon, czy bilet, jest niemożliwe. Nie zawierają one bowiem chociażby danych nabywcy.
Kiedy faktura nie jest wymagana?
Pierwszym przypadkiem jest opłacony przejazd przez autostrady. Kierowcy, którzy uiszczają należność na bramkach otrzymują paragon, wystawianie faktur w tej sytuacji w ogóle nie wchodzi w grę.
W koszty uzyskania przychodu można też bez faktury zaliczyć opłaty za media tj. prąd, wodę, energię elektryczną, a wydatek udokumentować potwierdzeniem z banku (wyciąg, potwierdzenie z bankowości elektronicznej). W ten sam sposób można również dokumentować opłaty za internet.
Potwierdzenia w formie faktury nie wymaga też przejazd komunikacją zbiorową, jeżeli podróż jest dłuższa niż 50km. W takim przypadku wymaga się, by na bilecie określona była nazwa i NIP przewoźnika, data wystawienia, numer biletu, kwota do zapłaty zawierająca podatek oraz wyodrębniona wysokość podatku.
Jeżeli przedsiębiorca wybiera się za granice Polski, może paragonem udokumentować zakup paliwa na zagranicznej stacji paliw.
Bez faktury w koszty można zaliczyć zakup środków czystości oraz artykułów biurowych. Warunkiem jest opisanie na odwrocie paragonu danych nabywcy oraz rodzaj kupionych produktów.
Innym rodzajem kosztów, które wliczamy w KUP bez faktury, w sposób oczywisty są składki ZUS. W tym wypadku wystarczy potwierdzenie przelewu.
Specjalnym dowodem dokumentującym poniesienie wydatku jest dowód wewnętrzny stanowiący rozliczenie kosztów podróży służbowej. W tej sytuacji zakupione posiłki, na które nie posiadamy potwierdzenia w postaci faktur, możemy odliczyć od przychodu przez zastosowanie stawki diety należnej w podróży służbowej, określanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.
Dziękujemy za zainteresowanie finansowaniem działalności! Nasz konsultant skontaktuje się tak szybko, jak to tylko będzie możliwe!
Może to Ci się spodoba
Handel internetowy będzie rósł w najbliższych latach w tempie kilkunastoprocentowym. Napędza go inflacja, ale też nowinki technologiczne
Pandemia i lockdowny przyspieszyły rozwój e-commerce, skłaniając wiele sklepów do rozbudowy działalności w internecie. Chociaż tempo wzrostu nieco osłabło, to rynek w dalszym ciągu ma przed sobą optymistyczne perspektywy. Strategy& Polska ocenia, że
Rok wyborczy będzie sprzyjać rozdawnictwu. W 2022 roku nowe „prezenty” od rządu kosztowały podatników ponad 57 mld zł
57,6 mld zł – tyle, według wyliczeń Warsaw Enterprise Institute, były w sumie warte nowe świadczenia socjalne, dopłaty, ulgi podatkowe i inne „prezenty”, które rząd ufundował Polakom w 2022 roku. Do prowadzonych od
Jak obniżyć koszt delegacji służbowej
W wielu branżach służbowe wyjazdy i delegacje to istotne obciążenie dla budżetu firmy. Oczywiście część kosztów, związanych z wyjazdem pracownika, można wpisać jako koszty uzyskania przychodu, jednak nie zawsze jest
Rachunki przedsiębiorstw za energię z sieci będą rosły. Dlatego wiele z nich już myśli o własnej instalacji OZE
W związku z inwestycjami w rozwój sieci od stycznia br. opłaty dystrybucyjne dla firm wzrosły aż o kilkadziesiąt procent, co znacząco zawyża ich rachunki za energię. W kolejnych latach spodziewany jest dalszy wzrost opłat przy
Archiwizowanie dokumentów – kiedy i dlaczego?
Ekoakta to firma z kilkunastoletnim doświadczeniem. To właśnie my oferujemy szeroki wachlarz usług (w tym np. poczta firmowa) które są gwarancją najwyższej jakości i niezawodności. Nasza przeszkolona, niebywale zmotywowana i wykształcona
Podstawowe powinności inkasenta
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa inkasentem jest osoba, która zobowiązana jest do pozyskiwania zaległego podatku i odsyłania go na rzecz instytucji skarbowe. Jakie są pozostałe obowiązki inkasenta? Czy praca
13 komentarzy
Tomek
09 sierpnia, 12:42anta
10 sierpnia, 13:57Janusz
10 sierpnia, 22:04Maciek
12 sierpnia, 19:24JanW
11 sierpnia, 23:39Marcel
11 sierpnia, 23:41JanW
11 sierpnia, 23:42Marcel
11 sierpnia, 23:42Maciej90
11 sierpnia, 23:43Maciek
12 sierpnia, 19:23darek
13 sierpnia, 15:48pacek
17 grudnia, 20:27agon
20 grudnia, 12:05