Gminy centralizują rozliczenia VAT

W 2013r. Naczelny Sąd Administracyjny odmówił jednostkom budżetowym prawa samodzielności jako podatnika VAT. Tej jesieni takie stanowisko zajął również Trybunał Sprawiedliwości UE. Gminy muszą przejąć przejąć rozliczenia VAT jednostek podległych.

Według wyroku TSUE „podmioty prawa publicznego, takie jak gminne jednostki budżetowe będące przedmiotem postępowania głównego, nie mogą być uznane za podatników podatku od wartości dodanej, ponieważ nie spełniają kryterium samodzielności przewidzianego w tym przepisie”. Taka wykładnia nie jest jednak zaskoczeniem, potwierdza jedynie wcześniejsze stanowisko polskich sądów.

Czas na przygotowanie

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów z 29 września 2015r. gminy będą musiały przejąć obowiązki, które podległe jednostki realizowały dotychczas samodzielnie. „Aby zapewnić samorządom czas na przygotowanie się do nowego modelu rozliczeń, do połowy 2016 r. nie będą kwestionowane rozliczenia dokonywane z zastosowaniem obecnego modelu rozliczeń”, czytamy w komunikacie.

Konieczne korekty deklaracji wstecz?

Polski rząd zwrócił się do Trybunału Sprawiedliwości UE z wnioskiem, by skutki tego wyroku obowiązywały tylko w odniesieniu do przyszłych okresów, jednak TSUE nie przychylił się do tej propozycji. Zastosowanie się do orzeczenia TSUE oznaczałoby konieczność sporządzania korekt za 5 lat wstecz dla wszystkich gmin.

Tę kwestię wyjaśnia jednak Ministerstwo Finansów „Zakłada się, że „scentralizowanie” rozliczeń nastąpi „w przód”. Samorządy mogą jednak, zgodnie z wyrokiem TSUE, podjąć decyzję o dokonaniu korekt rozliczeń (uwzględniając model „scentralizowany”) nieobjętych przedawnieniem, przy czym – celem zachowania zasady neutralności – korekty muszą zostać sporządzonew odniesieniu do całego poprzedniego 5 letniego okresu nieobjętego przedawnieniem. Nie będzie możliwe sporządzanie korekt wybiórczych, tj. tylko za wybrane przez samorządy okresy rozliczeniowe. Sporządzenie korekt musi obejmowaćw szczególności: skorygowanie wysokości deklarowanego obrotu, m.in. poprzez uwzględnienie obrotów jednostek budżetowych dotychczas zwolnionych z VAT oraz zastosowanie w odliczeniach podatku naliczonego zasad dotyczących tzw. prewspółczynnika”. Zatem te gminy, które do tej pory nie scentralizowały rozliczeń VAT będą mają jeszcze nieco ponad pół roku na zaplanowanie działań i wdrożenie niezbędnych procedur w życie.

Rewolucja w gminach

Pierwszym krokiem ku centralizacji musi być wyrejestrowanie jednostek budżetowych, które do tej pory samodzielnie dokonywały rozliczeń VAT. Urzędników czeka też praca nad wprowadzeniem efektywnego systemu przepływu informacji z jednostek do gminy, która na tej podstawie będzie sporządzać jedną wspólną deklarację.

Ustalenia wewnętrzne

Najistotniejszą kwestią będzie wypracowanie wewnętrznych procedur związanych z przekazywaniem informacji oraz jasnych zasad dokonywania zakupów i sprzedaży. Dane przekazywane do jednostki nadrzędnej nie mogą być tylko sumą wszystkich operacji dokonanych w jednostce podległej, dlatego należy ustalić taki system prowadzenia rozliczeń i dokumentowania pojedyńczych operacji, aby był on uniwersalny dla całego organizmu i jednocześnie pozwalał na szybką weryfikację przesyłanych informacji.

Nie wszystko przejmie samorząd

W jednostkach podległych nadal będzie odbywać się większość czynności związanych z rozliczeniami podatku VAT. Najczęściej (szczególnie w dużych gminach, miastach) to właśnie te jednostki dokonują zakupów i sprzedaży, sprawdzają i zatwierdzają dokumenty zakupowe i sprzedażowe, klasyfikują czynności opodatkowane. Na tym poziomie ewidencjonowane są też zdarzenia gospodarcze. To jednostka budżetowa jest w stanie określić tzw. „preporocję”, czyli udział wydatków podlegających odliczeniu od podatku VAT. To istotne zadanie, gdyż w szkołach, przedszkolach, muzeach itp. jednostkach większość wydatków nie podlega odliczeniom. Odliczeniom będą podlegały wyłącznie wydatki związane z działalnością gospodarczą.

Rozdział odpowiedzialności

Specyficzny sposób tworzenia jednej wspólnej deklaracji prowadzi do podziału zarówno kompetencji, jak i odpowiedzialności. Deklaracja będzie sporządzana na podstawie danych przesyłanych z jednostek podległych, zatem trudno wymagać, by urzędnik magistratu odpowiadał za ich jakość. Do zadań pracowników gminy należy ustalenie wewnętrznych procedur, które będą precyzowały kto i w jakim zakresie odpowiada za prawidłowość i terminowość rozliczeń z urzędem skarbowym w kwestii VAT.

Infrastruktura informatyczna

Centralizacja VAT wiąże się również z przygotowaniem procedur, systemu i urządzeń informatycznych, które będą wykorzystywane w procesie przesyłu danych i tworzenia zestawień zbiorczych. W praktyce najprawdopodobniej będą wykorzystywane dwa rozwiązania: łączenie się z bazą danych on-line lub praca z modułami informatycznymi na poziomie jednostek i okresowe przesyłanie danych do jednostki nadrzędnej. Trudność może rodzić ujednolicenie systemów finansowo księgowych w poszczególnych placówkach lub dostosowanie obecnych do współpracy z narzędziami informatycznymi zastosowanymi do wymiany informacji w zakresie podatku VAT.

Kasy fiskalne w placówkach gminnych

Scentralizowany VAT oznacza w wielu przypadkach, że jednostki, które dotychczas nie posiadały kas fiskalnych ze względu na wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych, będą musiały się w nie zaopatrzyć.

VAT, a dofinansowania z UE

Ogromnym wyzwaniem dla gmin będzie wypracowanie rozwiązania, które uchroni je przed zwrotem wartości podatku VAT do unijnej kasy. Dotychczas jednostki całość wydatków (wraz z VAT-em) uznawały za koszt kwalifikowany i kwota brutto była przedmiotem dofinansowania. Obecnie, gdy to gmina będzie zbiorczo rozliczała podatek VAT może się okazać, że jednostki będą zobligowane do zwrotu kwot podatku wraz z odsetkami.

Jak wynika z treści komunikatu Ministra Finansów „w związku z tym, że wyrok TSUE może skutkować w niektórych przypadkach korzystania przez samorządy z programów finansowanych ze środków unijnych zmianą kwalifikowalności wydatków, Ministerstwo Finansów przewiduje brak konieczności zwrotu tych środków od beneficjentów w przypadku braku korekty podatku naliczonego. Szczegółowe zasady w tym zakresie zostaną przedstawione odrębnie.” Zatem, jeśli samorząd nie zdecyduje się na korektę zeznań podatkowych pięć lat wstecz, wówczas nie powinno dojść do zwrotu VAT.