Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

 Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Previous Zmieniają się zasady zatrudniania osób niepełnosprawnych
Next Banki wydają 1–3 proc. swoich przychodów na druk i zarządzanie dokumentami

Może to Ci się spodoba

Wiadomości 2 komentarze

Nowe możliwości handlowe

Sporo mówi się dzisiaj o konieczności stworzenia nowej bankowości w odpowiedzi na zupełnie nowe oczekiwania klientów. Przez ostatnie lata w bankach działo się raczej źle i zarówno ekonomiści, jak i

Wiadomości 0 Comments

Przybywa skarg dotyczących inwestycji na rynku walutowym

Do Biura Rzecznika Finansowego, który wspiera klientów instytucji rynku finansowego, wpływa coraz więcej skarg dotyczących inwestycji na rynku walutowym. Forex traktowany jest jako alternatywa dla lokat bankowych, których oprocentowanie wciąż spada,

Wiadomości 5 komentarzy

Przekuj marzenia na cele, czyli o skutecznym poszukiwaniu pracy

Poszukiwanie pracy na dzisiejszym rynku to nie lada wyzwanie. Choć ogłoszeń i zatrudnieniu przybywa każdego dnia – odnalezienie swojego zawodowego miejsca nie jest łatwe. Często bywa tak, że kandydat wysyła

Wiadomości 0 Comments

Coraz więcej firm przenosi się do internetu

Tradycyjny handel i e-commerce wkrótce zostaną w pełni zintegrowane. Połączenie świata online ze światem offline to naturalna ewolucja – przekonuje Giuseppe Tamola, country manager Zalando na Polskę, Włochy i Hiszpanię. Zalando również integruje

Wiadomości 0 Comments

Polska Izba Przemysłu Targowego – 20 lat doświadczeń i sukcesów

W tym roku Polska Izba Przemysłu Targowego, jedyna ogólnopolska i najważniejsza organizacja przemysłu targowego w Polsce obchodzi Jubileusz 20-lecia samorządu przedsiębiorców działających w branży targowej. Kulminacją obchodów Jubileuszu była uroczysta

Finanse 0 Comments

Unijne pieniądze z pożyczek dla regionów i biznesu będzie można wykorzystać ponownie po 2020 r

Po wygaśnięciu unijnej siedmiolatki w 2020 roku, fundusze przeznaczone na instrumenty zwrotne dla samorządów i biznesu będzie można wykorzystać ponownie. W miarę jak kredytobiorcy będą spłacać pożyczki zaciągnięte z unijnych środków, pieniądze będą wracać

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź