Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

 Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Previous Zmieniają się zasady zatrudniania osób niepełnosprawnych
Next Banki wydają 1–3 proc. swoich przychodów na druk i zarządzanie dokumentami

Może to Ci się spodoba

Wiadomości 0 Comments

5 unikalnych pomysłów na integrację i konferencję biznesową – tylko w Manor House SPA Chlewiska

Konferencje, kongresy, team building, eventy i szkolenia to dziś nieodłączne elementy prowadzenia biznesu i budowania partnerskich relacji na zewnątrz i wewnątrz firmy. Czy jednak nudne szkolenie i „dobra” zabawa są

Wiadomości 1Comments

Oprogramowanie dla firm w chmurze? Tak!

Mimo, iż najpopularniejszym urządzeniem IT pozostaje laptop, to coraz więcej osób docenia także wygodę użytkowania tabletów oraz smartfonów. Dotyczy to w szczególności korzystania z Internetu oraz rozmaitych aplikacji. To niezwykle

Finanse 0 Comments

Małe firmy widzą swoją przyszłość optymistycznie

Połowa mikro- i małych firm spodziewa się, że w I półroczu ich sytuacja będzie stabilna. W pozostałych firmach delikatnie przeważają optymiści, choć wyjątkiem jest tu branża handlu. Co trzeci przedsiębiorca w tym sektorze

Wiadomości 0 Comments

Skórzana tapicerka

Tapicerka ze skóry jest takim elementem, który może poprawiać urok naszego samochodu, ale tylko, jeśli będziemy o nią dbać. Warto starać się odpowiednio konserwować taki materiał. Trzeba pamiętać jak można

Wiadomości 0 Comments

Pokój hotelowy na własność zyskowną alternatywą dla lokaty bankowej

Niskie oprocentowanie lokat bankowych i inflacja sprawiają, że Polacy masowo wycofują z nich pieniądze i szukają bardziej zyskownych form lokowania kapitału. Coraz popularniejszą alternatywą jest rynek nieruchomości, który jest w bardzo dobrej kondycji. Poza

Wiadomości

Polski biznes tworzy listę postulatów dla rządu

Czołowi przedstawiciele polskiego biznesu chcą stworzyć Kodeks, zawierający szkice ustaw, które mogłyby poprawić warunki do prowadzenia biznesu w Polsce. W tym celu zawiązali największą w tej części Europy inicjatywę, która

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź