Jak obniżyć koszt delegacji służbowej

W wielu branżach służbowe wyjazdy i delegacje to istotne obciążenie dla budżetu firmy. Oczywiście część kosztów, związanych z wyjazdem pracownika, można wpisać jako koszty uzyskania przychodu, jednak nie zawsze jest to możliwe, jak choćby w przypadku niektórych wydatków w restauracji.

Kwalifikacja kosztów wyjazdu zależy nie tylko od odpowiedniego opisu faktury. Czasem pracownicy zamiast zorganizowanego przez firmę wyjazdu oczekują na zaliczkę, aby na podstawie faktur z hotelu czy restauracji rozliczyć się po powrocie z pracodawcą. Taki pomysł warto rozważyć, jednocześnie informując pracownika, że koszt jego noclegu czy wyżywienia nie może przekroczyć określonej stawki.

Dla wielu firm sposobem na obniżenie kosztów służbowych wyjazdów jest możliwość rezerwowania noclegów poprzez specjalne serwisy, jak np. HRS. Chodzi nie tylko o dodatkowe zniżki, na które mogą liczyć firmy rezerwując nocleg dla pracowników, równie ważna staje się możliwość rezygnacji z rezerwacji bez ponoszenia dodatkowych kosztów, czasem także w ostatniej chwili. Plany podróży służbowych mogą się zmieniać, a wielu firm nie stać na to, aby dodatkowo płacić za niewykorzystaną rezerwację. W zależności od hotelu za rezygnację w dniu przyjazdu można zapłacić od 30% do nawet pełnej odpłatności za rezerwację, są to więc duże koszty.

W firmach, w których pracownicy korzystają z samochodów służbowych w przypadku podróży po Polsce nie opłaca się inwestować w bilety kolejowe czy lotnicze, chyba, że pracownik jest kluczowy z punktu widzenia firmy i jego dwudniowa nieobecność jest niewskazana. Jednak zmiana przepisów w zakresie wykorzystania samochodów służbowych pozwala na połączenie wyjazdu służbowego z wyjazdem prywatnym przy pozostawieniu możliwości odpisania całości kosztów za paliwo.

Ważnym elementem budżetu podróży służbowej jest również wyżywienie. Warto uczulić pracowników na fakt, że alkohol, także ten oferowany w ramach kolacji służbowej kluczowym klientom, nie da się wpisać w koszty działalności firmy. Wiele restauracji w takim przypadku rozdziela usługę na dwa odrębne rachunki – rachunek za alkohol oraz rachunek za usługę restauracyjną, która najczęściej jest opisywana jako usługa cateringowa.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.