Bilety i paragony – kiedy fiskus uzna je za dowód poniesienia wydatku?

Działalność gospodarcza polega nie tylko na uzyskiwaniu jak najwyższych dochodów, ale również na optymalizacji kosztów i obciążeń publicznoprawnych. W zakresie podatkowym, przedsiębiorcy starają się zaliczyć jak największą ilość wydatków do kosztów uzyskania przychodu, a przez to zmniejszyć dochód do opodatkowania. Nie zawsze jednak jest możliwe pozyskanie faktury, która co do zasady, jest wymaganym dowodem poniesienia wydatków.

Dokumentowanie wydatków – kiedy i w jakiej formie

Przepisy nie precyzują, które wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ustawa podatkowa stawia jednak pewne wymagania, co do KUP. Przede wszystkim muszą być one:

• być faktycznie poniesione,
• wiązać się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
• być dopuszczalne przez ustawę,
• być w odpowiedni sposób udokumentowane.

W niektórych sytuacjach udokumentowanie w odpowiedni sposób nastręcza pewnych trudności. Najwłaściwszą formą potwierdzenia dokonanej operacji jest faktura, a co jeśli jej pozyskanie jest niemożliwe?

Wymagania dotyczące prawidłowo sporządzonego dowodu zawarte są w ustawie o rachunkowości. Właściwe udokumentowanie wydatku powinno zapewniać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także data sporządzenia dowodu.

Czasem jednak uzyskanie innego dowodu niż paragon, czy bilet, jest niemożliwe. Nie zawierają one bowiem chociażby danych nabywcy.

Kiedy faktura nie jest wymagana?

Pierwszym przypadkiem jest opłacony przejazd przez autostrady. Kierowcy, którzy uiszczają należność na bramkach otrzymują paragon, wystawianie faktur w tej sytuacji w ogóle nie wchodzi w grę.

W koszty uzyskania przychodu można też bez faktury zaliczyć opłaty za media tj. prąd, wodę, energię elektryczną, a wydatek udokumentować potwierdzeniem z banku (wyciąg, potwierdzenie z bankowości elektronicznej). W ten sam sposób można również dokumentować opłaty za internet.

Potwierdzenia w formie faktury nie wymaga też przejazd komunikacją zbiorową, jeżeli podróż jest dłuższa niż 50km. W takim przypadku wymaga się, by na bilecie określona była nazwa i NIP przewoźnika, data wystawienia, numer biletu, kwota do zapłaty zawierająca podatek oraz wyodrębniona wysokość podatku.

Jeżeli przedsiębiorca wybiera się za granice Polski, może paragonem udokumentować zakup paliwa na zagranicznej stacji paliw.

Bez faktury w koszty można zaliczyć zakup środków czystości oraz artykułów biurowych. Warunkiem jest opisanie na odwrocie paragonu danych nabywcy oraz rodzaj kupionych produktów.

Innym rodzajem kosztów, które wliczamy w KUP bez faktury, w sposób oczywisty są składki ZUS. W tym wypadku wystarczy potwierdzenie przelewu.

Specjalnym dowodem dokumentującym poniesienie wydatku jest dowód wewnętrzny stanowiący rozliczenie kosztów podróży służbowej. W tej sytuacji zakupione posiłki, na które nie posiadamy potwierdzenia w postaci faktur, możemy odliczyć od przychodu przez zastosowanie stawki diety należnej w podróży służbowej, określanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.