Generowanie oszczędności w firmie przez optymalizację wydatków służbowych

Generowanie oszczędności w firmie przez optymalizację wydatków służbowych

Wydatki firmowe są coraz częściej pod lupą dyrektorów finansowych. W większości przedsiębiorstw jest to obszar, który można usprawnić – dotyczy to zarówno wysokości wydatków, jak i czasu potrzebnego na ich rozliczenia. Dzięki sprawdzonym narzędziom do zarządzania wydatkami, możliwe jest wygenerowanie wymiernych korzyści dla firmy.

Jak wynika z badania Amadeus Polska, 11% średniej wielkości polskich firm wydaje na same podróże służbowe ponad 1 mln zł rocznie. W wielu firmach o procesie zarządzania wydatkami służbowymi zwyczajnie zapomniano. Wynika to z faktu, że tym obszarem zajmuje się wiele osób jednocześnie. Często korzystają one z rożnych narzędzi raportowania, od arkuszy kalkulacyjnych po dedykowane systemy informatyczne. Każda z osób jest odpowiedzialna za część procesu, a dane, które kolekcjonuje, nie są gromadzone w jednym miejscu. Taki tryb pracy powoduje chaos, a często też brak odpowiedniej kontroli.

Użytkownicy firmowych pieniędzy

Każdy pracownik może być potencjalnym użytkownikiem firmowych pieniędzy. Nie jest to uzależnione od roli, jaką pełni w firmie, ale od jego obowiązków. W konsekwencji organizacje korzystają z wielu sposobów na przekazanie pieniędzy pracownikom. Kadra zarządzająca najczęściej posługuje się rożnego rodzaju kartami bankowymi, np. kredytowymi, debetowymi. Z kolei pracownicy niższych szczebli korzystają z zaliczek – gotówkowych lub środków przelewanych na ich prywatne konta na poczet wydatków. Powszechnie wiadomo, że pracownicy są zobowiązani do angażowania własnych środków, aby zrealizować cel służbowy. To z kolei nie wpływa korzystnie na pracowników ani nie sprzyja prawidłowemu zarządzaniu procesem. Często pieniądze firmowe są przetrzymywane przez pracowników, zaliczki są rozliczane przez nich z opóźnieniem, a także zauważa się nadużycia w tym zakresie.

Przygotowanie do optymalizacji

Jak zoptymalizować proces, który jest tak rozproszony? To zadanie najczęściej powierza się dyrektorom finansowym, którzy stają się liderami zmian w firmach. Pierwszym krokiem optymalizacji jest zgromadzenie danych dotyczących wydatków w jednym miejscu. Ten etap pozwala poznać skalę zjawiska i oszacować, o co toczy się gra. Kolejny element to zbadanie wszystkich narzędzi, które służą firmie do przekazywania środków na wydatki służbowe oraz zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta ze służbowych pieniędzy. Ostatnim etapem jest sprawdzenie sposobów wnioskowania i rozliczania pracowników. Z badań przeprowadzonych przez AC Nielsen na zlecenie Edenred wynika, że w Polsce prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki.

Po wykonaniu analizy przychodzi czas na szukanie rozwiązania. Dyrektorzy finansowi oczekują narzędzia, które będzie dostępne dla wszystkich zaangażowanych osób i które zapewni bezpieczeństwo, kontrolę i oczywiście namacalne oszczędności.

Dostępne rozwiązanie

Firma Edenred wprowadziła na polski rynek kompleksowe narzędzie – Spendeo by Edenred®, działające na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej, wspieranej przez platformę internetową. Ze Spendeo® przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu, a także minimalizują obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Kartę Spendeo® można przekazać każdemu pracownikowi, co jest korzyścią dla menedżerów, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków, a transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie. Pracownicy kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodatkowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownik może sprawdzić saldo karty, historię transakcji, wysłać wniosek o doładowanie karty lub zeskanować rachunki, co jest bardzo wygodne w podroży służbowej. Z kolei karta przedpłacona zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.

Reasumując, zarządzanie wydatkami służbowymi może być proste w obsłudze dla każdej ze stron. Jeśli firma zdecyduje się na nowoczesne i sprawdzone narzędzie, może mieć pewność, że wszystkie informacje o wydatkach znajdą się w jednym miejscu i bez problemu wdroży przejrzyste zasady korzystania ze służbowych pieniędzy.

Anna Derlacka, Dyrektor Finansowy w Edenred Polska

Zainteresowało Cię rozwiązanie Spendeo by Edenred®? Skontaktuj się z ekspertem:

nr tel.: 22 209 82 09

e-mail: sylwia.cieminska@edenred.com

spendeo.edenred.pl

Previous Po spadkach na giełdzie sytuacja na jakiś czas się poprawi
Next Polskie firmy podbijają zagraniczne rynki

Może to Ci się spodoba

Czy wydatki na biuro są dużym kosztem?

Przedsiębiorcy, którzy planują otwarcie własnej działalność gospodarczą zwykle mają poważne problemy z uzbieraniem wystarczającego kapitału początkowego na pokrycie najważniejszych opłat oraz zakup sprzętu. Istnieją jednak ciekawe rozwiązania, które pozwolą obniżyć

Podatnik w urzędzie 0 Comments

Zmiany w uldze abolicyjnej wprowadzają limit odliczenia do 1360 zł

Od stycznia 2021 roku osoby, które rozliczają dochody z zagranicy zgodnie z metodą proporcjonalnego odliczenia, skorzystają z ulgi podatkowej tylko do kwoty 1360 zł. Ministerstwo Finansów tłumaczy, że ma to zapobiec nieprawidłowościom i unikaniu

Reprezentacja i reklama 5 komentarzy

Jak obniżyć koszt delegacji służbowej

W wielu branżach służbowe wyjazdy i delegacje to istotne obciążenie dla budżetu firmy. Oczywiście część kosztów, związanych z wyjazdem pracownika, można wpisać jako koszty uzyskania przychodu, jednak nie zawsze jest

Koszty 0 Comments

Inflacja bije rekordy, a stopy ani drgną. Przedsiębiorcy obawiają się wzrostu oczekiwań płacowych

Polska od miesięcy należy do państw o najwyższej inflacji w Europie, zajmując wraz z Węgrami na zmianę pierwsze lub drugie miejsce. Węgrzy rozpoczęli już walkę z tym zjawiskiem, podobnie jak Czesi, gdzie inflacja jest

Samochód 2 komentarze

Kiedy potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu? Czy wymaga jej korzystanie z auta w leasingu?

Samochód w firmie to duże ułatwienie, ale też spora ilość dodatkowych formalności. Każdy właściciel firmowego auta stanął przed dylematem jak rozliczać użytkowany pojazd. Odliczenie wydatków związanych z eksploatacją samochodu od

Koszty 0 Comments

Rząd chce wprowadzić dodatkowy podatek od urządzeń elektronicznych. Cena laptopa może wzrosnąć o kilkaset złotych

Podwyżki cen laptopów, komputerów, dekoderów, telewizorów i tabletów czekają nas wszystkich, jeśli w życie wejdzie ustawa o uprawnieniach artysty zawodowego. Nad projektem toczą się prace w rządzie i ma zacząć obowiązywać od przyszłego roku. Najwięcej kontrowersji wzbudza

0 Comments

Brak komentarzy!

You can be first to comment this post!

Zostaw odpowiedź