Czy warto outsource’ować usługi kancelaryjne?

Wydawałoby się, że w dobie Internetu i komunikacji mailowej wysyłanie tradycyjnych listów nie ma większego sensu. Dosyć wysokie koszty takiej usługi, dodatkowo konieczność prowadzenia specjalnych rejestrów korespondencji wychodzącej i przychodzącej sprawiają, że firmy coraz chętniej korzystają z e-mail marketingu zastępując nim tradycyjne kampanie wysyłkowe.

Jest jednak grupa klientów, którzy albo nie korzystają z poczty elektronicznej, albo niechętnie dzielą się takimi informacjami z różnymi firmami. W ich przypadku wysłanie tradycyjnym listem oferty promocyjnej może być dobrym pomysłem na dotarcie z ofertą do konkretnego klienta. Takie kampanie coraz częściej realizują firmy zewnętrzne, które dostają gotowe bazy klientów i szablony korespondencji, a ich zadanie polega na spakowaniu, odpowiednim oznakowaniu oraz wysłaniu korespondencji.

Firmy zewnętrzne mogą również prowadzić dzienniki korespondencji, a przychodzące do firmy listy mogą dodać do bazy dokumentów elektronicznych, dzięki którym korespondencja wewnętrzna jest dużo łatwiejsza do zrealizowania. Prowadzenie bazy dokumentów przychodzących oraz wychodzących może być realizowane zarówno poprzez udostępnienie dokumentów w postaci plików na serwerze, jak i jako archiwum na nośnikach magnetycznych, udostępnianych w postaci płyt.

Prowadzenie archiwum cyfrowego w wielu firmach może zastąpić konieczność przechowywania dokumentacji papierowej. Dzięki wprowadzeniu dodatkowych znaczników z bazy można korzystać na kilka sposobów, wyszukując odpowiednie dokumenty zarówno po nazwisku nadawcy czy odbiorcy, wskazując zakres datowy czy też wybierając temat korespondencji. Takie znaczniki bardzo ułatwiają pracę z dokumentami elektronicznymi. Ich przydatność docenią również firmy, które zmierzają do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, bowiem do każdego dokumentu w wersji cyfrowej można dodawać kolejne dokumenty, które wynikały z przekazywania sprawy i rozwiązywania wskazanych w piśmie problemów przez kolejnych pracowników czy departamenty. W ten sposób można bardzo łatwo monitorować wszelkiego rodzaju skargi, zgłoszenia czy reklamacje, które napłynęły od klientów, przy czym warto pamiętać, że nie muszą one być zgłaszane w postaci maili – mogą to być tradycyjnie przesłane pisma, które będą przetworzone do formy cyfrowej i w takiej postaci będą następnie przekazywane.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.